Faire l’ajout d’une adjointe virtuelle au sein de votre équipe peut vous faire économiser des heures de travail, réduire vos coûts et vous remettre sur la bonne voie afin de vous concentrer sur ce qui vous passionne. Cela dit, il y a tout de même des éléments clés à ne pas négliger!
Le secret, maximisez l’utilisation de leur expertise et gérez efficacement votre temps de travail avec elles.
1- La communication
« La communication est une science difficile. Ce n’est pas une science exacte. Ça s’apprend et ça se cultive. »
Jean-Luc Lagardière
Lorsque vous collaborez avec une adjointe virtuelle, la première règle d’or est la communication. Une communication efficace ne doit pas être négligée et est un fondement clé de votre collaboration.
Fournissez des instructions claires et concises pour les mandats que vous déléguez. N’hésitez pas au début de planifier une rencontre afin de vous assurer que les attentes sont bien comprises des deux côtés. Posez des questions et restez ouvert aux interrogations de votre adjointe.
2 – Déléguer
Rappelez-vous, vous travaillez dans un environnement complètement différent du bureau traditionnel puisque votre adjointe ne se trouve pas au même endroit que vous!
Soyez compréhensif et demeurez raisonnable sur les tâches qui peuvent être accomplies à distance doit être en place dès le début du mandat. Rédigez une liste des tâches que vous souhaitez déléguer. Ensuite, examinez attentivement quelles tâches pourraient être accomplies à distance tout en restant modéré.
En règle générale, votre adjointe virtuelle pourra accomplir une grande variété de tâches et sera qualifiée dans son domaine.
3 – Délais de livraison
Prévoir des délais raisonnables lors de la délégation des tâches! C’est important de partager vos attentes. Qu’il s’agisse de tâches courantes exécutées quotidiennement ou de demandes occasionnelles, assurez-vous que votre adjointe est au courant de vos attentes et qu’elle a tout le nécessaire pour mener à bon port votre projet. S’il y a une date limite ou plusieurs échéances, assurez-vous de les communiquer en temps opportun, de préférence en même temps que vous déléguerez le projet ou la tâche.
N’oubliez pas, votre adjointe virtuelle n’est qu’un être humain et il y a des limites pour la quantité de travail qu’elle peut produire dans un temps limité. En donnant un délai raisonnable pour terminer le travail dont vous avez besoin, vous lui donnez la possibilité de livrer un service de haute qualité et d’assurer son succès.
4 – Utilisez les bons outils
Grâce à des outils tels que Google Drive, Slack, Zoom, Dropbox et Trello votre collaboration sera facilitée!
Restez simple, trop d’outils pourraient provoquer de la confusion!
Les bons outils, bien utilisés permettront une collaboration efficace! N’oubliez pas de vous assurer que votre adjointe virtuelle est formée sur les dispositifs que vous allez utiliser et qu’elle est à l’aise d’exécuter les tâches à l’aide de ceux-ci.
5 – Procédures
Documentez les procédures. C’est probablement la tâche la plus négligée lors des nouvelles collaborations, mais rédiger les procédures permettront d’éviter les maux de tête à long terme et faciliterons votre collaboration! En créant des procédures et guides détaillés sur les tâches à accomplir et comment, vous voulez qu’elle travaille, vous vous assurez qu’elle puisse être autonome. Qu’elle soit en mesure de se débrouiller et qu’elle puisse prendre des initiatives puisqu’il y a des procédures claires et concises! Les procédures réduiront la marge d’erreur et permettront une formation rapide pour votre nouvelle adjointe.
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